Jeżeli jedna jednoosobowa działalność gospodarcza wykonała usługę, sprzedała towar albo wystawiła fakturę drugiej jednoosobowej działalności gospodarczej, a kontrahent nie zapłacił, sprawa najczęściej będzie sprawą gospodarczą. Kodeks postępowania cywilnego wskazuje, że sprawami gospodarczymi są m.in. sprawy ze stosunków cywilnych między przedsiębiorcami w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej.
W praktyce najpierw trzeba wysłać wezwanie do zapłaty, potem przygotować pozew o zapłatę, a następnie — po uzyskaniu nakazu zapłaty albo wyroku — skierować sprawę do komornika.
1. Kogo pozywamy, gdy dłużnikiem jest jednoosobowa działalność gospodarcza?
Jednoosobowa działalność gospodarcza nie jest osobną spółką. Przedsiębiorcą jest osoba fizyczna wykonująca działalność gospodarczą. Prawo przedsiębiorców wskazuje, że przedsiębiorcą może być osoba fizyczna wykonująca działalność gospodarczą, a także m.in. osoba prawna albo jednostka organizacyjna z przyznaną zdolnością prawną.
Dlatego w pozwie nie piszemy wyłącznie:
„XYZ Usługi Budowlane”
Tylko poprawnie:
Jan Kowalski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą XYZ Usługi Budowlane Jan Kowalski, NIP: …, adres: …
To jest bardzo ważne. Błędne oznaczenie pozwanego może powodować problemy z doręczeniem pozwu, nakazu zapłaty i późniejszą egzekucją.
2. Co jest najważniejsze przy niezapłaconej fakturze?
Najważniejsze jest nie samo wystawienie faktury, ale wykazanie, że:
- strony faktycznie zawarły umowę,
- usługa została wykonana albo towar został wydany,
- faktura została doręczona,
- minął termin płatności,
- kontrahent nie zapłacił.
Sama faktura jest ważnym dowodem, ale najlepszy pozew opiera się na całym pakiecie dokumentów. W sprawach gospodarczych powód musi co do zasady przedstawić wszystkie twierdzenia i dowody już w pozwie. Wynika to z art. 458[5] k.p.c., który nakazuje powodowi powołać wszystkie twierdzenia i dowody w pozwie.
3. Jakie dowody trzeba zebrać przed pozwem?
Przed pozwem przygotuj:
- fakturę VAT,
- umowę, zamówienie albo ofertę,
- potwierdzenie wykonania usługi,
- protokół odbioru, WZ, CMR albo dokument wydania towaru,
- e-maile, SMS-y, WhatsApp,
- potwierdzenie doręczenia faktury,
- wezwanie do zapłaty,
- potwierdzenie nadania wezwania,
- potwierdzenia częściowych płatności, jeżeli były,
- historię rozmów o długu,
- wydruk z CEIDG dłużnika.
Najlepszy dowód w sprawie o fakturę: korespondencja, w której dłużnik nie kwestionuje usługi, tylko prosi o czas, obiecuje płatność albo tłumaczy opóźnienie. To często przesądza sprawę.
4. Czy trzeba wysłać wezwanie do zapłaty?
Tak — praktycznie zawsze. W sprawach gospodarczych próba polubownego rozwiązania sporu ma znaczenie także procesowe. Kodeks postępowania cywilnego przewiduje, że jeżeli przedsiębiorca przed pozwem zaniechał próby dobrowolnego rozwiązania sporu albo uczestniczył w niej w złej wierze, sąd może obciążyć go kosztami procesu niezależnie od wyniku sprawy, a w szczególnych przypadkach nawet je podwyższyć.
Wezwanie powinno zawierać:
- dane wierzyciela,
- dane dłużnika,
- numer faktury,
- kwotę główną,
- datę wymagalności,
- numer rachunku,
- termin zapłaty, np. 3 albo 7 dni,
- zapowiedź pozwu,
- żądanie odsetek i rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.
5. Jakie odsetki można naliczyć?
W relacji firma–firma zwykle można żądać odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, jeżeli wierzyciel spełnił swoje świadczenie, a dłużnik nie zapłacił w terminie. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych reguluje szczególne uprawnienia wierzyciela i obowiązki dłużnika związane z terminami zapłaty w transakcjach handlowych.
Dodatkowo wierzyciel może doliczyć rekompensatę za koszty odzyskiwania należności:
- 40 euro — gdy należność nie przekracza 5 000 zł,
- 70 euro — gdy należność jest wyższa niż 5 000 zł, ale niższa niż 50 000 zł,
- 100 euro — gdy należność jest równa albo wyższa niż 50 000 zł.
W praktyce rekompensatę warto doliczać szczególnie wtedy, gdy sprawa idzie do windykacji przedsądowej albo gdy kwota faktury jest większa. Przy bardzo małych fakturach trzeba ocenić, czy nie podniesie to niepotrzebnie wartości przedmiotu sporu i opłaty sądowej.
6. Jaki sąd jest właściwy?
Jeżeli sprawa dotyczy faktury między przedsiębiorcami, najczęściej będzie rozpoznawana przez wydział gospodarczy. Sprawami gospodarczymi są m.in. sprawy między przedsiębiorcami związane z działalnością gospodarczą oraz sprawy z umów o roboty budowlane.
Co do zasady patrzymy na:
- miejsce zamieszkania/siedzibę pozwanego,
- ewentualnie miejsce wykonania umowy,
- wartość roszczenia,
- postanowienia umowy dotyczące właściwości sądu.
W praktyce przy fakturach najczęściej wybiera się sąd właściwy dla pozwanego albo sąd wskazany w umowie.
7. Ile kosztuje pozew o zapłatę faktury?
Opłata sądowa zależy od wartości roszczenia. Przy sprawach majątkowych ustawa przewiduje stałe progi do 20 000 zł, np. 30 zł do 500 zł, 100 zł powyżej 500 zł do 1 500 zł, 200 zł powyżej 1 500 zł do 4 000 zł, 400 zł powyżej 4 000 zł do 7 500 zł, 500 zł powyżej 7 500 zł do 10 000 zł, 750 zł powyżej 10 000 zł do 15 000 zł i 1 000 zł powyżej 15 000 zł do 20 000 zł. Powyżej 20 000 zł opłata wynosi 5% wartości przedmiotu sporu, maksymalnie 100 000 zł.
Przykład:
| Kwota faktury | Orientacyjna opłata sądowa |
|---|---|
| 1 200 zł | 100 zł |
| 3 500 zł | 200 zł |
| 6 000 zł | 400 zł |
| 12 000 zł | 750 zł |
| 18 000 zł | 1 000 zł |
| 30 000 zł | 1 500 zł |
8. Czy można szybko uzyskać nakaz zapłaty?
Tak. Przy dobrze udokumentowanej fakturze można wnosić o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym albo — przy mocniejszych dokumentach — rozważać postępowanie nakazowe.
Najlepszy materiał pod nakaz zapłaty to:
- podpisana umowa,
- zaakceptowana faktura,
- zamówienie mailowe,
- protokół odbioru,
- potwierdzenie dostawy,
- korespondencja, w której dłużnik uznaje dług,
- potwierdzenie salda.
Jeżeli dłużnik nie złoży sprzeciwu od nakazu zapłaty, nakaz się uprawomocni. Wtedy można wystąpić o klauzulę wykonalności i skierować sprawę do komornika.
9. Najczęstszy błąd wierzyciela
Najczęstszy błąd to złożenie pozwu wyłącznie z fakturą i krótkim zdaniem: „pozwany nie zapłacił”. W sprawach gospodarczych to za mało.
W pozwie trzeba od razu pokazać:
- skąd wynika należność,
- kiedy wykonano usługę,
- kto ją odebrał,
- kiedy faktura została doręczona,
- kiedy minął termin płatności,
- czy dłużnik uznał dług,
- jakie odsetki są naliczane,
- czy wierzyciel żąda rekompensaty 40/70/100 euro,
- jakie dowody mają potwierdzać każde twierdzenie.
10. Najlepsza strategia dla przedsiębiorcy
Najlepszy wariant działania:
Krok 1: sprawdzić kontrahenta w CEIDG/KRS.
Krok 2: zebrać fakturę, umowę, zamówienie, korespondencję i dowody wykonania.
Krok 3: wysłać wezwanie do zapłaty z terminem 3–7 dni.
Krok 4: naliczyć odsetki handlowe i ewentualnie rekompensatę 40/70/100 euro.
Krok 5: złożyć pozew o zapłatę z kompletem dowodów.
Krok 6: po nakazie lub wyroku skierować sprawę do egzekucji komorniczej.
Gotowa formuła do pozwu
Powód dochodzi od pozwanego zapłaty kwoty wynikającej z faktury VAT nr [numer] z dnia [data], wystawionej tytułem [opis usługi/towaru]. Powód wykonał świadczenie zgodnie z ustaleniami stron, co potwierdzają [umowa/zamówienie/korespondencja/protokół odbioru]. Pozwany nie uregulował należności pomimo upływu terminu płatności oraz doręczenia wezwania do zapłaty. Roszczenie pozostaje wymagalne i zasadne.